NSI bytte pappersarbete och stansning mot flexibilitet och insyn med Ascendo Invoice

NSI Invest är ett fastighetsbolag som äger, hyr ut och förvaltar hundratals bostäder och lokaler i Härnösand, Sundsvall och Sollefteå. Bolaget har under de senaste åren sett hög tillväxt och hanterar i dagsläget ca 6000 leverantörsfakturor per år.

Tillväxt driver digitalisering

Innan Ascendo Invoice hanterades alla leverantörsfakturor helt manuellt. Varje faktura innebar en mängd manuella steg, från att sprätta kuvert, kopiera fakturan och distribuera för attest, stansa in all fakturainformation i affärssystemet Visma Admin, kontera och arkivera. Eftersom NSI består av 25 olika bolag var man tvungen att gå in på varje bolag för sig i Visma för att registrera fakturorna. Dessutom behövde man ofta påminna och jaga attestanterna för att få tillbaka godkända fakturor i tid för betalning.

I takt med att verksamheten utvecklades och antalet leverantörsfakturor ökade, växte också behovet att digitalisera och automatisera fakturahanteringen. Valet föll på Ascendo Invoice som är en heltäckande lösning för elektronisk fakturahantering.

”Om vi hade fortsatt med den tidigare manuella processen hade vi varit tvungna att anställa ytterligare en person på ekonomiavdelningen bara för att ta hand om leverantörsfakturor. Det hade helt enkelt inte fungerat utan Ascendo Invoice” – Stefan Nordin, Ekonomiansvarig, NSI Invest

Elektronisk fakturahantering på ett par veckor

Ascendo Invoice implementerades hos NSI på ca 2 veckors tid. Tack vare en koppling till affärssystemet Visma Admin synkroniseras fakturadata automatiskt för att uppdatera huvudbok och underlätta rapportering.

”Implementeringsprojektet gick väldigt enkelt och smidigt. Vi fick bra stöd under hela processen och har blivit väl omhändertagna av Ascendo-teamet.” – Stefan Nordin, Ekonomiansvarig, NSI Invest

Full koll och mer tid över till annat

Med Ascendo Invoice skickas leverantörsfakturorna direkt till en e-postlåda per bolag för inskanning och import i systemet. Ekonomiavdelningens morgonrutin har bytts från att sprätta kuvert till att gå igenom den digitala inkorgen i Ascendo Invoice, där fakturorna är redo att sakgranskas, konteras och distribueras för attest.

”Tiden före och efter Ascendo Invoice är som natt och dag! Jag sparar många timmars arbete och har samtidigt full kontroll över var fakturor befinner sig i processen. Dessutom undviker vi fel vid instansning och kan känna oss trygga med att vi kan rapportera korrekt och i tid.” – Stefan Nordin, Ekonomiansvarig, NSI Invest

Attestanterna får en e-postnotifiering när de har en faktura för granskning och attesterar den enkelt med ett knapptryck på datorn eller mobilen.

”Attestanterna är väldigt nöjda. De kan attestera sina fakturor i mobilen och behöver inte komma in till kontoret för att gå igenom pappersarbete längre. Dessutom kan de enkelt söka efter fakturor i Ascendo Invoice för att se tidigare kostnader.” – Stefan Nordin, Ekonomiansvarig NSI Invest

NSI väljer Ascendo Invoice varje gång!

De tre främsta fördelarna som NSI har upplevt efter implementeringen av Ascendo Invoice är:

  1. Tiden som sparas både hos ekonomiavdelningen och attestanterna
  2. Flexibiliteten med att kunna jobba i systemet varifrån som helst, även via mobilen
  3. Det digitala arkivet som gör det möjligt att söka fakturor per leverantör och på kontonivå vilket dramatiskt förbättrar insyn och förenklar rapportering av kostnader på exempelvis projekt.
"Ascendo Invoice underlättar mitt dagliga arbete fantastiskt mycket. Nu när allt finns i ett system har jag full koll på alla fakturor och kostnader. Om jag skulle göra om det här skulle jag välja Ascendo Invoice varje gång!” – Stefan Nordin, Ekonomiansvarig, NSI Invest

Läs mer om fakturahantering

Enklare kvittohantering med Ascendo Expense

Ascendo Expense är en tillvalsmodul till Ascendo Invoice, men kan även användas separat. Det digitala verktyget gör utläggshanteringen enklare och snabbare för användaren, chefen och ekonomi- och löneavdelningen. Du får även bättre insikt och kan förutse kostnader eftersom du får utläggsrapporterna löpande istället för i slutet av månaden.

Skräddarsy ditt paket till Ascendo invoice

Läs mer om alla våra tillvalsmoduler till Ascendo Invoice här.

Se en demovideo om Ascendo Invoice

Enkel fakturahantering från första dagen. Klicka här för att se hur Ascendo Invoice kan hjälpa dig i ditt dagliga arbete.